Les achats, le suivi des contrats de sous-traitance, la facturation, le recrutement et la gestion des salaires, le support administratif et le contrôle interne, la santé et la sécurité au travail, la cybersécurité et les systèmes de gestion, sont ainsi assurés par ces fonctions de supports souvent qualifiées de fonctions de l’ombre mais sans qui rien ne se ferait dans les règles de l’art. Ainsi, ces fonctions garantissent la bonne gouvernance et la gestion conforme des processus transverses de l’entreprise.
Elles se composent en deux piliers distincts :
- Les deux fonctions de pilotage, Finances et Ressources humaines, reportant à la Direction Générale, permettent d’assurer, d’une part, la planification et la gestion des ressources financières et humaines de l’entreprise, et d’autre part, la bonne gouvernance et le contrôle interne.
- Les fonctions de support opérationnel assurent la planification centralisée des activités du campus et apporte assistance au quotidien à l’ensemble des acteur.trice.s et utilisateur.trice.s en matière informatique ainsi que de sûreté et sécurité de l’infrastructure.
Fonctions de pilotage
Finances & risques : assure l'établissement des états financiers, le contrôle de gestion et le suivi budgétaire, l'analyse des risques de la gestion du portefeuille assurances de l’infrastructure, et veille au respect des processus de système de contrôle interne. Réelle fonction de pilotage pour la Direction et pour le Conseil d’administration, le département Finances & risques fournit toutes les analyses et les indicateurs financiers nécessaires à une bonne gestion de l’entreprise et à la bonne gouvernance des subventions et des investissements.
Ce dernier est aussi un partenaire business pour le développement commercial et événementiel du site. Cette étroite collaboration entre le commercial et la finance permet d’apporter transparence et rigueur dans la politique de prix et des prestations fournies. Il s’agit aussi de vérifier et d’assurer la rentabilité des activités et des initiatives de façon équilibrée et cohérente avec la mission du lieu.
La durabilité économique s’inscrit ainsi dans la politique de gestion des risques et une stratégie financière à long terme.
Ressources humaines : assure que la structure des compétences correspond aux besoins de la stratégie de l’entreprise. Garant des conditions d’emploi et d’un climat social serein, le département RH est la seconde fonction de pilotage pour la Direction Générale qui attache une importance particulière à l’équité de traitement, à l’inclusion et à la diversité des parcours et des profils.
Le développement des compétences, la communication interne, ainsi que la construction d’une marque employeur consistante et attractive, font partie des missions de ce département. L’équipe RH accompagne le personnel tout au long de son cycle de vie à la Vaudoise aréna, de la candidature à son départ.
Fonctions de support
Planification : gère la programmation des activités optimisant l'utilisation des installations et des espaces pour répondre aux besoins des usagers.
Informatique : garantit le bon fonctionnement des systèmes informatiques et des technologies du site aussi bien au quotidien que pendant les événements. Le team IT apporte son support aux utilisateur.trice.s du campus et assure les services de Helpdesk.
Sécurité : veille au respect des normes de sécurité et à la gestion des risques, en matière de sûreté, sécurité et santé au travail. La gestion de ces trois piliers permet d’offrir une infrastructure sûre pour les utilisateur.trice.s et des conditions de travail optimales pour les employé.e.s et les sous-traitants du site. Le responsable sécurité assure également la formation en matière de sécurité et de prévention des risques des équipes de la Vaudoise aréna. Cette expertise contribue grandement à la confiance que le public nous accorde.